Tietosuoja

REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) 13 ja 14 artikloiden mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

REKISTERINPITÄJÄ

ePress Nordic
Y-tunnus: 1935926-7
Osoite: C/O Bilanssi, Mannerheimintie 15a B, 00260 Helsinki

Asiakaspalvelu: info@epress.fi

Tietosuojavastaava: Kimmo Laine, info@epress.fi

REKISTERIN NIMI

ePress Nordic asiakasrekisteri

REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Asiakassuhde

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Rekisteriä käytetään asiakassuhteen hoitoon, asiakasyhteydenpitoon ja markkinointiin.

Rekisterin nimi- ja osoitetietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin, jos asiakas on sallinut tietojen luovutuksen näihin tarkoituksiin.

Tietoja ei käytetä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaan päätöksentekoon.

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE

Sopimus. Henkilötietojen käsittely on tarpeen käyttäjän ja ePressin välisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi eli ePress-palveluiden tuottamiseksi. Rekisterinpitäjä ei voi toimittaa palvelua ilman riittäviä tietoja palvelun käyttöön oikeutetuista rekisteröidyistä.

Lakisääteinen velvollisuus. Rekisterinpitäjän käsiteltävä maksuihin liittyviä tositteita kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Suostumus. Rekisteröity voi antaa suostumuksensa henkilötietojensa luovuttamiseen suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa perua antamansa suostumus, jolloin henkilötietoja ei enää käytetä suoramarkkinointiin.

Oikeutetut edut. Rekisterinpitäjä käsittelee palvelun käyttämiseen liittyviä tietoja palveluidensa kehittämiseksi ja laadun parantamiseksi.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Perustiedot, kuten etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite
Yrityksen, organisaation nimi, Y-tunnus ja yhteystiedot
Asiakasnumero
Kielivalinta
Aktiiviset palvelut
Tilatut palvelut
Muut asiakkuussuhteen aikana saadut tiedot
Laskutukseen liittyvät tiedot
Suoramarkkinointikielto
Kirjautumisen IP-osoite

Rekisteri ei sisällä kaikkia näitä tietoja kaikista käyttäjistä.

TIETOLÄHTEET

Rekisterin asiakkuustiedot saadaan asiakassuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaan tekemistä muutoksista. Suoramarkkinointikielto tallennetaan asiakkaan rekisteröitymisen yhteydessä tai erillisen ilmoituksen perusteella. Sähköiseen suoramarkkinointiin pyydetään asiakkaalta erikseen suostumus sähköisen viestinnän palveluista annetun lain mukaisesti.

TIETOJEN LUOVUTUS

ePress Nordic voi luovuttaa asiakastietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja voidaan luovuttaa niille yhteistyökumppaneille (mm. lehtikustantajat), joiden tuotteita tai palveluita käyttäjä ottaa käyttöön ja joiden jälleenmyyjänä tai palveluntarjoajana ePress Nordic toimii.

Mikäli myymme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn suostumusta.

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään koko asiakassuhteen ajan ja enintään yhden vuoden asiakassuhteen päättymisestä.

Maksuihin liittyviä tositteita ja niihin liittyviä henkilötietoja käsitellään kuuden vuoden ajan tositetta koskevan tilikauden päättymisestä.

Rekisteröidyn suostumuksella käsiteltäviä tietoja säilytetään enintään 30 päivää suostumuksen perumisesta.

REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti ja alan yleisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden ePress Nordicin työntekijöiden tai alihankkijoiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu ja joilla on sitova vaitiolovelvollisuus.

TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Vastaavasti jokaisella on oikeus saada vahvistus, ettei häntä koskevia henkilötietoja käsitellä. Mikäli rekisteröity haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin. Rekisteröidyllä on myös oikeus henkilötietojensa käsittelyn rajoittamiseen sekä oikeus siirtää tietonsa järjestelmästä toiseen. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.

Mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä ei ole noudatettu yleistä tietosuoja-asetusta, rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Tietosuojavaltuutetun toimisto hoitaa valvontaviranomaisen tehtäviä Suomessa. Tietosuojavaltuutetun toimiston yhteystiedot ovat saatavilla toimiston verkkosivulta osoitteessa tietosuoja.fi/yhteystiedot.